1. Minder e-mail en meer (video)bellen
Medewerkers die thuiswerken zijn geneigd om hun dagritme zo in te richten dat werk en privé activiteiten door elkaar lopen en er minder sprake is van strikte werktijden. Het gevolg is ook vaak dat communicatie tussen collega’s onderling veel meer via e-mail verloopt. Even een mailtje naar die collega uitsturen om vervolgens snel de kinderen uit school te halen en daarna weer achter de laptop te kruipen. Het gevolg is veel meer contact via e-mail en veel minder persoonlijk contact. Dit zorgt niet alleen dat de communicatie moeizamer verloopt maar hierdoor zijn ook de informele momenten tussen de collega’s grotendeels verdwenen. Door meer met elkaar te (video)bellen ontstaat er niet alleen ruimte om nog wat inhoudelijk belangrijke zaken aan te stippen maar is er ook ruimte om nog even aan die collega te vragen hoe het met hem of haar gaat of misschien zelfs om de laatste nieuwtjes te delen. Om dit te bevorderen kun je met elkaar afspraken maken over de wijze van communiceren binnen de organisatie en de bereikbaarheid van thuiswerkers.
2. Dagritme bespreken
Dat het thuiswerken ook mogelijkheden biedt om je dagen iets anders in te delen wisten we al. Dat je tussendoor de hond uitlaat, even een vers brood bij bakker haalt of de was buiten te drogen hangt zal voor de meeste werkgevers geen probleem zijn. Maar het wordt natuurlijk wel anders als je ’s avonds laat nog allemaal e-mails gaat versturen en overdag nauwelijks bereikbaar bent. Belangrijk is daarom om het dagritme met de thuiswerkende collega’s open en eerlijk te bespreken. Bespreek het dagritme van je thuiswerkende medewerkers open eerlijk en geef aan wat voor jou als werkgever belangrijk is. De beste oplossingen komen tot stand wanneer je rekening houdt met elkaars belangen.
3. Informele overlegmomenten plannen
Veel organisaties hebben inmiddels een vaste structuur van online meetings en -overleg voor medewerkers vanuit huis en/of op het werk waarbij we redelijk goed in staat zijn om de benodigde zakelijke agendapunten met elkaar af te werken. Met het online vergaderen zijn echter wel de informele momenten verdwenen die vroeger vanzelfsprekend waren bij de inloop, in de pauze of na afloop van de vergadering. Daar was het mogelijk om je collega even informeel te bevragen over een bepaald inhoudelijk onderwerp, maar ook om belangstellend te vragen hoe het met hem of haar gaat. Met het thuiswerken en online vergaderen is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze momenten niet verdwijnen omdat ze de betrokkenheid van medewerkers sterk vergroten. Organisaties doen er daarom goed aan om structureel ‘online koffiemomenten’ te plannen waarbij er ruimte is voor collega’s om persoonlijke en informele onderwerpen te bespreken.
4. Structureel overleg met de leidinggevende
Door thuiswerken wordt de afstand tot het werk niet alleen fysiek maar ook mentaal vergroot. De blijdschap, irritaties en zorgen van een thuiswerkende collega kunnen minder makkelijk worden gedeeld en worden ook minder snel opgemerkt door de collega’s of leidinggevende. Vooral voor de rol van de leidinggevende is het belangrijk om de zorg en belangstelling voor thuiswerkende collega’s niet uit het oog te verliezen. Door afspraken te maken voor periodiek informeel overleg tussen de leidinggevende en de medewerker voorkom je dat medewerkers zich niet gehoord en gezien voelen en daarmee de betrokkenheid bij de organisatie afneemt.
5. Online positieve feedback
Positieve feedback is belangrijk om medewerkers gewaardeerd te laten voelen en ze te blijven motiveren voor hun werk. Het delen van positieve feedback binnen de organisatie is belangrijk om de betrokkenheid van alle medewerkers te vergroten. Belangrijke gebeurtenissen, bijzondere prestaties of behaalde successen moeten daarom breed worden gedeeld binnen de organisatie. Dit kan de bepaalde inzet van collega’s zijn geweest na de afronding van een project of een gebeurtenis in de persoonlijke levenssfeer van iemand. Belangrijk is dat er structureel aandacht is voor positieve feedback naar medewerkers en dat de waardering wordt uitgesproken ten overstaan van de andere collega’s. Dit kan bijvoorbeeld prima door hier structureel aandacht aan te besteden na afloop van een inhoudelijk online teamoverleg.
6. De digitale ideeënbus
Betrokkenheid ontstaat als je een bijdrage kunt leveren aan de doelen, de koers en de resultaten van de organisatie. Betrokkenheid zorgt voor gemotiveerde en vindingrijke medewerkers. Medewerkers die begaan zijn met de organisatie en samen het beste willen bereiken. Deze medewerkers komen ook regelmatig met ideeën om de samenwerking of de resultaten binnen de organisatie te verbeteren. Belangrijk is dat er ook voor thuiswerkende collega’s voldoende ruimte is om hun ideeën ter verbetering van de organisatie te kunnen aandragen. Een digitale ideeënbus die periodiek wordt geleegd en waarvan de inhoud serieus wordt besproken kan enorm bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de thuiswerkende collega.
7. Bedrijfs-/teamactiviteiten
De band tussen collega’s onderling wordt door thuiswerken sterk verminderd. We zien elkaar veel minder en hebben daardoor ook veel minder informele momenten waarop we elkaar beter leren kennen. Naarmate er meer thuis wordt gewerkt doen organisaties er goed om meer aandacht te hebben voor het organiseren van momenten waarop de collega’s elkaar beter leren kennen. Geregeld een bedrijfs- of teamactiviteiten laten plaatsvinden die is gericht op ontspanning en plezier bevordert de samenwerking en versterkt het saamhorigheidsgevoel.
Wil jij voor jouw organisatie meer inzicht in de betrokkenheid van je medewerkers? Bij De Vertrouwensdienst hebben wij ruime ervaring in het meten van de betrokkenheid van je medewerkers en helpen wij je graag verder om de betrokkenheid van je medewerkers te vergroten. Neem vrijblijvend contact met ons op voor de mogelijkheden.
