Wat is de rol van een vertrouwenspersoon?
De rol van vertrouwenspersoon kan worden toegewezen aan één of meerdere medewerkers die werkzaam zijn binnen de organisatie of iemand buiten de organisatie maar speciaal voor deze rol wordt ingehuurd. Bij deze laatste spreken we van een externe vertrouwenspersoon en wanneer een personeelslid binnen de organisatie zelf wordt aangesteld tot deze taak spreken wij over een interne vertrouwenspersoon.
De rol van een vertrouwenspersoon is om medewerkers te helpen die geconfronteerd worden met een situatie van ongewenst gedrag of grensoverschrijdend gedrag. Daarnaast kunnen de medewerkers ook bij de vertrouwenspersoon terecht als er integriteitskwesties spelen, zoals machtsmisbruik, het overtreden van regels, fraude of diefstal. Wanneer er sprake is van ongewenst gedrag of een onveilige situatie is voor iedereen anders. En het kan soms lastig zijn om stappen te ondernemen. Een vertrouwenspersoon biedt in dat soort situaties een luisterend oor en zorgt dat de medewerker zich gehoord voelt. De vertrouwenspersoon schetst de mogelijkheden en bespreekt samen welke oplossing het beste past bij de situatie. Uiteindelijk bepaalt de medewerker wat voor hem/haar de beste oplossing is. Soms is de medewerker geholpen met alleen een luisterend oor. Alles wat een medewerker met een vertrouwenspersoon bespreekt blijft vertrouwelijk, tenzij er sprake is van ernstige strafbare feiten en de vertrouwenspersoon daardoor een wettelijke verplichting heeft om de vertrouwelijkheid te doorbreken.
Wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon?
Wanneer we spreken over wat een vertrouwenspersoon doet, zijn de volgende 5 punten de belangrijkste hoofdtaken. Daarnaast zijn er nog andere dingen die jij kunt verwachten van een vertrouwenspersoon, maar dit zijn de grootste richtlijnen. Lees hieronder het antwoord op ‘wat doet een vetrouwenspersoon?’:
1. Luisterend oor
Het is voor medewerkers niet gemakkelijk als ze te maken krijgen met een onveilige situatie door grensoverschrijdend gedrag of integriteitskwesties. Het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon makkelijk en eenvoudig te bereiken is, vooral wanneer medewerkers al langer met een probleem blijken te kampen.
Als er moeite moet worden gedaan om de vertrouwenspersoon te bereiken, het contact met de vertrouwenspersoon zichtbaar is voor andere mensen in de organisatie of er veel tijd overheen gaat voordat er een gesprek kan plaatsvinden, kan dit medewerkers ervan weerhouden om hun problemen te bespreken, met ziekteverzuim of ongewenst vertrek tot gevolg.
2. Begeleiden/ adviseren van melder
Een vertrouwenspersoon doet de eerste opvang van de medewerker die te maken krijgt met een onveilige situatie op het werk. De vertrouwenspersoon luistert aandachtig en vraagt door om het probleem helder te krijgen. De vertrouwenspersoon toont begrip en zorgt dat de medewerker zich gehoord voelt.
3. Makkelijk bereikbaar
Aansluitend op de problematiek schets de vertrouwenspersoon eventuele oplossingen en bespreekt de mogelijke gevolgen van deze oplossingen, zodat de medewerker een weloverwogen keuze kan maken of hij/zij verdere stappen wil ondernemen en welke het beste past bij de situatie.
4. Voorlichting geven/ organisatie adviseren
Een vertrouwenspersoon zorgt dat hij/zij zichtbaar is binnen de organisatie en geeft periodiek voorlichting over ongewenste omgangsvormen, grensoverschrijdend gedrag en integriteit en bespreekt wat de rol van de vertrouwenspersoon hierbij is.
Een interne of externe vertrouwenspersoon stelt een geanonimiseerd jaarverslag op en informeert periodiek het management over trends en signalen op het gebied van sociale veiligheid en integriteit. De vertrouwenspersoon doet suggesties ter verbetering van het werkklimaat en het voorkomen van ongewenste omgangsvormen en integriteitskwesties.
5. Nazorg bieden
Een vertrouwenspersoon heeft niet alleen als doel dat een onveilige situatie als gevolg van ongewenste omgangsvormen of integriteit zo spoedig mogelijk wordt verholpen, maar ook dat de gekozen oplossing duurzaam is. Een taak van de vertrouwenspersoon is dan ook om nazorg te bieden en te controleren of de melding naar tevredenheid is afgehandeld en het gewenste resultaat is bereikt.
Welk profijt heeft een organisatie bij vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon draagt bij aan een fijne en veilige werkomgeving en voorkomt ongewenst gedrag en integriteitskwesties. Meer dan een kwart van de werkende bevolking in Nederland krijgt jaarlijks te maken met een vorm van ongewenst gedrag op het werk. Ongewenst/grensoverschrijdend gedrag en integriteitskwesties zorgen voor:
- Lagere productiviteit;
- Hogere ziekteverzuim;
- Verloop van medewerkers;
- Reputatieschade;
- Hoge kosten.
Om dit te voorkomen heb jij als bedrijf zeker profijt bij het inschakelen van een vertrouwenspersoon voor jouw organisaties zodat jij deze minpunten kan omtoveren in winpunten.
Rol vertrouwenspersoon bij arbeidsconflict
Een vertrouwenspersoon heeft in beginsel geen rol in een arbeidsconflict, want dit kan zorgen voor rolverwarring. Maar een vertrouwenspersoon kan wel worden geconfronteerd met de problematiek en/of het ongewenst gedrag dat voortvloeit uit een arbeidsconflict.
Meestal gaat de vertrouwenspersoon naar de melding om helder te krijgen wat er speelt. Maar als blijkt dat de melding de rol van vertrouwenspersoon te boven gaat, of dat er andere zaken spelen dan ongewenst gedrag en integriteit, zal de vertrouwenspersoon doorverwijzen naar professionele hulpverleners en juridische adviseurs.
Vertrouwenspersoon inschakelen bij De Vertrouwensdienst
Bij De Vertrouwensdienst beschikken we over professioneel opgeleide en onafhankelijke vertrouwenspersonen die zorgen voor een fijne werksfeer en veilig werkklimaat. Wil je meer informatie over het inhuren van een vertrouwenspersoon en onze tarieven, kijk dan op ‘extern vertrouwenspersoon inhuren‘ en plan vandaag nog een afspraak met ons in!
